Een vlekkeloze deelname: stappenplan voor een succesvolle Open Bedrijvendag
Het podium is gereed, de schijnwerpers staan aan en de Open Bedrijvendag SWF staat voor de deur. Om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf optimaal voorbereid is op deze dag en het maximale eruit te halen, hebben we een stappenplan. Laten we samen streven naar een succesvolle Open Bedrijvendag SWF!
Stap 1. Benoem een chef-Open Bedrijvendag SWF
- Benoem een collega of stel een team samen om de Open Bedrijvendag te coördineren.
- Plan een interne kick-off meeting om het doel van de dag te bespreken en verantwoordelijkheden te verdelen.
Stap 2. Bepaal het doel van je deelname aan de Open Bedrijvendag SWF (why)
Wat is de reden dat je bedrijf zijn deuren openzet? Wanneer is jouw dag geslaagd? Bedenk goed wat je met deze dag wil bereiken.
- Wil je de werkplek graag aan vrienden, familieleden en andere geïnteresseerden laten zien?
- Naamsbekendheid vergroten of imago verbeteren?
- In contact komen met werkzoekenden, stagiaires of jongeren?
- Je product laten zien of een belangrijke innovatie onder de aandacht brengen?
Stap 3. Bedenk hoe de Open Bedrijvendag SWF ervoor zorgt dat je dit doel behaalt (how)
Is het doel helder? Dan kun je aan de hand hiervan bedenken hoe je dit doel gaat behalen met de Open Bedrijvendag. Dit is hetgeen wat jou onderscheidt van de andere deelnemers. Wil jij je naamsbekendheid vergroten of imago verbeteren? Zorg er dan voor dat je bezoekers meer te weten krijgen over jou, over het vakgebied, het bedrijf en natuurlijk de gezichten achter je bedrijf. Informeren, inspireren of amuseren?
Stap 4. Bedenk wat je gaat doen tijdens de Open Bedrijvendag SWF (what)
Wat zijn de activiteiten die je aanbiedt om het doel te bereiken? Maak een dagprogramma. Brainstorm over creatieve ideeën om deze dag onvergetelijk te maken. Denk ook na of je iets voor kinderen gaat doen. Ga je de hele dag door activiteiten aanbieden? Je kunt ervoor kiezen bepaalde activiteiten in tijdsblokken indelen.
Tip: zorg voor interactieve ervaringen. Plan boeiende rondleidingen, creëer interactieve activiteiten en overweeg live demonstraties van werkende machines, processen of diensten. Overweeg ook het aanbieden van eenvoudige versnaperingen en drankjes die bezoekers kunnen nuttigen in een comfortabele ruimte.
Stap 5. Plan de logistiek voor ontvangst en activiteiten
Bepaal de rolverdeling op de dag zelf en zorg voor voldoende personeel
- Wie leidt de activiteiten?
- Wie neemt de externe aspecten zoals catering op zich?
- Wie verwelkomt de bezoekers?
- Is er iemand beschikbaar voor algemene vragen, een soort allrounder?
- Wie deelt geschenken/goodiebags uit bij het vertrek van bezoekers?
- Wie is verantwoordelijk voor het vastleggen van leuke foto’s en het delen van updates op sociale media?
- Wie fungeert als contactpersoon voor jullie vacatures?
- Wie is het aanspreekpunt voor jullie producten of diensten?
Tip: zorg voor een informatievoorziening. Bereid informatiemateriaal voor over jouw bedrijf, producten en diensten. Zorg tevens voor medewerkers die beschikbaar zijn om vragen van bezoekers te beantwoorden. Creëer een centrale plek met brochures, visitekaartjes en ander promotiemateriaal.
Stap 6. Veiligheid voorop!
Denk na over eventuele veiligheidsmaatregelen voor een soepel verloop. Zijn er bijvoorbeeld ruimtes of gedeeltes waar bezoekers niet mogen komen? Is het handig dat er deze dag een bhv’er aanwezig is?
Stap 7. Betrek je collega’s!
Het is essentieel dat iedereen weet wat de bedoeling is, stuur ze een mail waarin je vertelt mee te doen aan de Open Bedrijvendag SWF, waarom je meedoet en of er iets van hen wordt verwacht. Stel ze ook op de hoogte van het programma.
Stap 8. Schreeuw het van de daken, oftewel: promotie!
In je pakket zit natuurlijk promotie voor je deelname, maar maak ook gebruik van de toolkit om je netwerk uit te nodigen. Nodig bestaande klanten, leveranciers, vrienden, familieleden, buren en andere belanghebbenden uit. Vergeet niet je social media in te zetten!
Stap 9. Heb je vacatures openstaan?
Zet deze dan op het vacatureplatform www.werkeninsudwest.nl. Het vacature aanvraagformulier werkeninsudwest.nl kun je hier downloaden en voor 1 februari (uiterlijk) insturen.
Stap 10. Loop alle stappen na en check of je niks over het hoofd hebt gezien
Voel je vrij over de invulling van deze lijst. Heb je vragen? Je kunt altijd contact opnemen met de organisatie van de Open Bedrijvendag SWF.
27 december 2023